Politique de gestion contractuelle

AVIS PUBLIC


Politique de gestion contractuelle de la Municipalité de Ristigouche Partie Sud-Est


Adoption

Réunion du conseil du 6 décembre 2010

Code municipal

938.1.2. Toute municipalité doit adopter une politique de gestion contractuelle. Une telle politique est applicable à tout contrat, y compris un contrat qui n’est pas visé à l’un des paragraphes du premier alinéa du paragraphe 1 du premier alinéa de l’article 935 ou à l’article 938.0.2.
La politique doit notamment prévoir :

1. des mesures visant à assurer que tout soumissionnaire ou l’un de ses Représentants n’ont pas communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de l’influencer, avec un des membres du comité de sélection relativement à la demande de soumissions pour laquelle il a présenté une soumission ;

2. des mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres ;

3. des mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme (chapitre T-11.011) et du code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi ;

4. des mesures ayant pour but de prévenir les gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption ;

5. des mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d’intérêts ;

6. des mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l’impartialité et l’objectivité du processus de demandes de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte ;

7. des mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d’autoriser la modification d’un contrat.

Toute municipalité doit rendre sa politique accessible en tout temps en la publiant sur le site internet où elle publie la mention et l’hyperlien visés au deuxième alinéa de l’article 961.4.

L’article 938.4 s’applique uniquement, en ce qui concerne le non-respect d’une mesure prévue dans la politique, dans le cas d’un contrat dont le processus d’attribution a commencé après la date à compter de laquelle la mesure est prévue dans la politique. 2010, c. 1, a. 23; 2010, c. 18, a. 48


Politique de gestion contractuelle de la Municipalité de Ristigouche Partie Sud-Est

CONSIDÉRANT qu’il est opportun pour la Municipalité de Ristigouche Partie Sud-Est d’adopter une « Politique de gestion contractuelle » conformément à l’article 938.1.2 du Code municipal du Québec ;

EN CONSÉQUENCE

Il est proposé par : Hélène Doiron et résolu unanimement

Que la Municipalité de Ristigouche Partie Sud-Est adopte, par la présente, la <U< U »< contractuelle gestion de Politique «>suivante :

1. Mesures visant à assurer que tout soumissionnaire ou l’un de ses représentants n’a pas communiqué ou tenté de communiquer, dans le but d’influencer, avec un des membres du comité de sélection relativement à la demande de soumissions pour laquelle il a présenté une soumission.

a) À moins qu’il n’en soit décidé autrement par résolution, le directeur général est responsable de fournir les informations administratives et techniques concernant toute procédure d’appel d’offres aux soumissionnaires potentiels. Il agit donc comme « responsable en octroi de contrat ».

b) À moins que ce ne soit le directeur général, un « responsable en octroi de contrat » ne peut agir comme membre d’un comité de sélection.

c) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration écrite attestant que ni lui ni aucun de ses représentants n’ont communiqué ou tenté de communiquer, dans le but d’exercer une influence, avec un des membres du comité de sélection.

2. Mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres.

a) Sensibiliser les employés et les membres du conseil relativement à la confidentialité.

b) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration écrite attestant que sa soumission a été préparée et déposée sans qu’il n’y ait eu collusion, communication, entente ou arrangement illégal avec tout autres soumissionnaire ou personne pour convenir des prix à soumettre ou pour influencer les prix soumis.

3. Mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi.

a) Suite à l’adoption de la présente politique de gestion contractuelle, le directeur général informe le conseil de la municipalité de Ristigouche Partie Sud-Est sur l’existence de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme. Par la suite, cette information sera disponible en tout temps pour les élus et employés de la Municipalité de Ristigouche Partie Sud-Est.

b) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration écrite attestant que lui et tout collaborateur ou employé, a respecté la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme.

4. Mesures ayant pour but de prévenir les gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption.

a) Limiter le plus possible les visites de chantier en groupe en offrant des plans et devis les plus complets possible.

b) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration écrite que ni lui ni aucun de ses collaborateurs ou employés ne se sont livrés à des gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption.

5. Mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflit d’intérêts

a) Toute personne participant à l’élaboration, l’exécution ou le suivi d’un appel d’offres ou d’un contrat, ainsi que le secrétaire et les membres du comité de sélection le cas échéant, doit déclarer tout conflit d’intérêts potentiel.

b) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration écrite attestant qu’il n’existait aucun lien suscitant ou susceptible de susciter un conflit d’intérêts en raison de ses liens avec un membre du conseil ou un fonctionnaire.

6. Mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l’impartialité et l’objectivité du processus de demande de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte.

a) Aux fins de tout appel d’offres, est identifié un « responsable de l’octroi du contrat « à qui est confié le mandat de fournir toute information » concernant l’appel d’offres et il est prévu dans tout document d’appel d’offres que tout soumissionnaire potentiel ou tout soumissionnaire doit s’adresser à ce seul responsable pour obtenir toute précision relativement à l’appel d’offres.

b) Lors de tout appel d’offres, il est interdit à tout membre du conseil et à tout employé de la Municipalité de Ristigouche Partie Sud-Est de répondre à toute demande de précision relativement à tout appel d’offres autrement qu’en référant le demandeur à la personne responsable.

7. Mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d’autoriser la modification d’un contrat.

a) Dans la mesure du possible, pour autoriser une modification au contrat, le « responsable de l’octroi du contrat » doit établir un rapport pour justifier des dépassements de coûts et le déposer au conseil.

b) Tenir des réunions de chantier régulièrement pour assurer le suivi des contrats.

Note : Dans cette politique, l’utilisation du masculin n’a pour but que d’alléger le texte et inclut le féminin.

Adopté le 6 décembre 2010

Annette Sénéchal, maire

Suzanne Bourdages, sec.-trés.

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